Wat is persoonlijke data?

Persoonlijke data zijn alle informatie die u identificeert of gebruikt kan worden om u te identificeren.

Als cliënt van Evolf B.V. verstrekt u ons persoonlijke data waaronder:

• Voor- en achternaam

• Geslacht

• Geboortedatum

• Geboorteplaats

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch

• Bankrekeningnummer

• Financiële gegevens (salaris, inkomsten, uitgaven, e.d.)

In het geval dat een zakelijke of professionele partij de intentie heeft om cliënt te worden, verzamelen wij ook persoonlijke data aangaande de betrokken individuen van het bedrijf zoals bijvoorbeeld directeuren, uiteindelijk belanghebbenden, geautoriseerde vertegenwoordigers, etc.

Wat bedoelen wij met verwerken?

Verwerken is een begrip uit de wet. Het is een zeer breed begrip wat alle handelingen dekt met betrekking tot uw persoonlijke data zoals: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Wanneer Evolf B.V. verwerking van uw persoonlijke data uitvoert, doen wij dit in lijn met de relevante privacy regelgeving.

Waarom verzamelen wij persoonlijke data?

Evolf B.V. verzamelt persoonlijke data om de volgende redenen:

·         Om te voldoen aan de wet;

·         Ter uitvoering van contractuele verplichtingen; en

·         Marketingactiviteiten.

Evolf B.V. heeft als financiële instelling een aantal wettelijke verplichtingen welke het verwerken van cliëntgegevens verplicht stellen; cliëntidentificatie is één van de hoofdredenen dat wij persoonlijke data verzamelen en verwerken. Evolf B.V. heeft daarnaast contractuele verplichtingen en een zorgplicht wat betekent dat het verwerken van cliëntgegevens nodig is om aan deze verplichtingen te voldoen.

Waar gebruiken wij persoonlijke data voor?

Nakomen van wettelijke en contractuele verplichtingen

Er is een verscheidenheid aan verplichtingen waar Evolf B.V. als financiële instelling aan moet voldoen:

·           Identificatie van cliënten: wij controleren wie u bent in overeenstemming met
de wet en regelgeving ter voorkoming van witwassen en financieren van
terrorisme;

·           Inwinnen van informatie over uw persoonlijke en financiële omstandigheden
ten einde vast te stellen of onze dienstverlening geschikt voor u is en om deze
aan u te kunnen aanbieden;

·           Verstrekken van persoonlijke informatie aan specifieke organisaties die
geautoriseerd zijn om de informatie op te vragen. Onder andere de                           
Belastingdienst en financiële toezichthouders kunnen van deze mogelijkheid
gebruik maken. Ook in het geval van bijvoorbeeld een strafrechtelijke               
procedure kan Evolf B.V. wettelijk verplicht worden uw gegevens te delen.

Marketingactiviteiten

Bij Evolf B.V. houden wij u graag geïnformeerd door middel van e-mails of nieuwsbrieven.

Indien u wenst om geen marketingcommunicatie van Evolf B.V. te ontvangen, kunt u contact opnemen met Evolf of gebruik maken van de uitschrijfmogelijkheid onderaan de e-mail die u ontvangt.

Van wie hebben wij persoonlijke data?

Wij kunnen (een beperkte hoeveelheid) persoonlijke data hebben van iedereen die in contact is geweest met Evolf B.V. Wanneer u om aanvullende informatie vraagt, bewaren wij de informatie die u verstrekt tijdens deze aanvraag.

Wij zijn wettelijk verplicht om persoonlijke informatie te bewaren van al onze cliënten. Deze informatie wordt verzameld tijdens de registratie en wordt gevraagd wanneer nodig.

Welke persoonlijke data wordt verzameld?

Informatie over u

Dit omvat gegevens die voornamelijk van uzelf afkomstig zijn, zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en dergelijke. In het geval dat u een zakelijke cliënt bent zal er ook informatie aangaande uw bedrijf of stichting verzameld worden. Indien u een minderjarig of een gezamenlijke rekening opent zullen ook de gegevens van de secundaire rekeninghouder gevraagd worden. Wij zullen u tevens vragen om een kopie van een geldig identiteitsbewijs, uw Burgerservicenummer en andere relevante identificerende gegevens.

Transactiehistorie

Naast de persoonlijke gegevens die Evolf B.V. heeft over u, houden wij ook een historisch log bij aangaande de transacties en ordergeschiedenis van uw rekening.

Contacthistorie

Wij registreren wanneer u contact heeft gehad met Evolf B.V., dit omvat de telefoonopnames, e-mails of andere wijzen waarop u heeft gecommuniceerd met ons.

Externe databronnen

Er zijn gevallen waarbij Evolf B.V. voor controles externe databronnen gebruikt zoals de Kamer van Koophandel of Google.

Gevoelige persoonlijke data

In bepaalde situaties verwerken wij ook uw – in de zin van de privacy wetgeving - ‘bijzondere gegevens’. Dergelijke gegevens worden bijzonder genoemd, omdat ze in het bijzonder iets kunnen zeggen over uw persoonlijke levenssfeer. Onze ervaring leert dat cliënten ons soms bijzondere persoonsgegevens over bijvoorbeeld gezondheid of bepaalde voorkeuren toevertrouwen. Veelal omdat zij dat, net als wij, relevant vinden voor optimale bepaling van de passendheid of geschiktheid van onze dienstverlening en producten. Als u ons zulke bijzondere gegevens toevertrouwt, veronderstellen wij uw toestemming, die voor ons gebruik van uw gegevens wettelijk vereist is.

Wij spreken in dat geval af, dat u ons informeert, wanneer u uw toestemming wilt intrekken. Zolang wij ondanks uw onthouden toestemming in staat zijn en blijven de passendheid en geschiktheid voor dienstverlening te bepalen, kunnen wij desgewenst bijzondere gegevens verwijderen en de dienstverlening eventueel gewijzigd voortzetten.

Het kan echter óók betekenen dat wij van mening zijn dat wij zonder zulke informatie de dienstverlening geheel of gedeeltelijk zullen moeten staken, omdat wij in zo’n geval niet langer aan onze zorgplicht kunnen voldoen.

Gevoelige persoonlijke data omvatten informatie zoals een Burgerservicenummer, strafblad, biometrische gegevens, politieke voorkeur, seksuele voorkeur, geloofsovertuiging, etnische origine, etc. Wanneer het verwerken van gevoelige persoonlijke data noodzakelijk is zullen hier strengere regels voor gehanteerd worden.

Bij Evolf B.V. gebruiken wij geen gevoelige gegevens gerelateerd aan gezondheid, geloofs-, filosofische- of politieke overtuiging, seksuele voorkeur of etnische achtergronden.

Wij hebben de wettelijke verplichting om onze klanten te identificeren en gebruiken het Burgerservicenummer voor dit doeleinde.

Met wie delen wij uw persoonlijke data?

In principe delen wij uw informatie niet met derden. Politie, justitie, toezichthouders en de Belastingdienst hebben de wettelijke bevoegdheid om informatie op te vragen. In deze gevallen zal Evolf B.V. procedures volgen die garanderen dat het delen van informatie zowel legitiem als proportioneel is.

Dienstverleners

Wanneer wij een professionele derde partij inschakelen om Evolf B.V. te ondersteunen of voor de verdere uitwerking en/of afwikkeling van adviezen, heeft Evolf B.V. als doel u hierover te informeren en het delen van persoonlijke informatie te beperken tot dat wat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de specifieke taak of overeenkomst. Met al onze samenwerkende partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Er zijn momenten waarop wij alleen uw persoonlijke informatie delen met derden wanneer u daar specifiek om vraagt.

Overheid en wetgevende lichamen

Als een in Nederland gereguleerde beleggingsonderneming, zijn er momenten waarop wij verzoeken ontvangen voor het verstrekken van informatie aangaande onze cliënten. Wij zijn bij wet verplicht de toezichthouders deze informatie te verstrekken. Aanvullend heeft Evolf B.V. wettelijke verplichtingen die ons verplicht stellen informatie te delen met overheidsinstellingen en bevoegde juridische autoriteiten. Deze derde partijen dragen zelf verantwoordelijkheid voor de naleving van de privacywetgeving. Voor verwerking van uw persoonsgegevens door deze derde partijen is Evolf B.V. niet verantwoordelijk noch aansprakelijk. In het kader van de beleggingsdiensten zijn wij bijvoorbeeld op grond van MiFID II wettelijk verplicht transactiegegevens te delen met toezichthouders. Indien een van deze derden uw persoonsgegevens verwerkt in de functie van verwerker, zullen altijd heldere afspraken bestaan met deze derde over onze verantwoordelijkheid voor uw gegevens.

 
Hoe beschermen wij uw persoonlijke data?

Veiligheid

Wij besteden veel tijd en middelen om te zorgen dat er voldoende maatregelen genomen worden om onze systemen, en de persoonlijke data die wij beheren, te beveiligen. In het geval dat er een datalek plaatsvindt, zullen wij hier melding van maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokken cliënten op de hoogte stellen.

Vertrouwelijkheid

Alle werknemers van Evolf B.V. hebben ingestemd met de interne gedragscode en volgen de normen gesteld in de bankierseed. Daarnaast hebben alleen bevoegde werknemers rechten om uw persoonlijke data in te zien en te verwerken.

Toezicht

·           Evolf B.V. staat onder toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens die op de
naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zal toezien.

·           Evolf B.V. staat onder operationeel toezicht van de Autoriteit Financiële
Markten (AFM) en prudentieel toezicht van De Nederlandsche Bank.

Inzien, verwijderen, overdragen of wijzigen van uw persoonlijke data

Indien u inzage wenst in de persoonlijke data die Evolf B.V. van u heeft geregistreerd, is het mogelijk voor u om gebruik te maken van uw recht tot inzage.

Wanneer u of uw gegevens wenst aan te passen, u de verwerking van uw persoonsgegevens wenst te beperken of wenst te verwijderen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor de Gegevensbescherming, waarna u geïnformeerd wordt over de benodigde stappen om deze wijziging door te voeren.

Wij zijn een financiële instelling met wettelijke verplichtingen wat ons onder de Nederlandse wetgeving verplicht de gegevens van onze cliënten gedurende de relatie te bewaren tot 7 jaar na beëindiging van de cliëntovereenkomst. Mocht u de verwijdering van uw gegevens wensen, dan zal Evolf B.V. eerst nagaan of dit mogelijk is met in acht neming van de wettelijke verplichtingen. Indien wij een verplichting hebben de gegevens te bewaren, zult u geïnformeerd worden dat het voor ons momenteel niet mogelijk is gehoor te geven aan uw verzoek en geven wij aan wanneer de informatie wel verwijderd wordt.

Indien het mogelijk is uw gegevens te verwijderen zullen wij zo spoedig mogelijk gehoor geven aan uw verzoek en u informeren zodra de gegevens uit onze systemen zijn verwijderd.

Beheer van communicatie

Uiteraard willen wij onze cliënten en betrokken partijen op de hoogte houden van Evolf B.V. en toekomstige wijzigingen. Indien u geen e-mails van ons wenst te ontvangen kunt u zich onderaan in de desbetreffende communicatie uitschrijven. Let er op dat voor bepaalde communicaties Evolf B.V. verplicht is u te informeren, zoals een wijziging in de cliëntovereenkomst, en voor deze berichten kunt u zich niet uitschrijven zolang u een cliënt van Evolf B.V. bent.

Vragen over privacy

In het geval dat u aanvullende vragen heeft met betrekking tot privacy of uw persoonlijke gegevens of wanneer u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonlijke gegevens verwerken, dan kunt u contact opnemen met onze functionaris voor de Gegevensbescherming.

Als u dan nog het gevoel heeft dat uw persoonlijke data niet op een wijze worden behandeld zoals in de wet is voorgeschreven, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens,  Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, en bij haar een klacht indienen.

Zorgvuldigheid

Evolf B.V. vindt het belangrijk dat de verwerking van uw (persoons)gegevens gebeurt op een wijze die in overeenstemming is met de bestaande waarborgen voor de bescherming van uw privacy. Evolf B.V. leeft de regels van de Algemene Verordening Gegevens bescherming en de Wet op het financieel toezicht na bij alle activiteiten.

Websites van derden

Evolf B.V. is niet verantwoordelijk voor de privacy maatregelen die andere websites nemen, ook niet als deze door middel van hyperlinks of anderszins met de websites van Evolf B.V. zijn verbonden.

Wijzigingen

Evolf B.V. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient dan ook aanbeveling dit privacy statement regelmatig te raadplegen bij het bezoeken van deze website.

Onze functionaris voor de Gegevensbescherming kunt u bereiken via:

Evolf B.V.
T.a.v. Harm Linssen
Beukenlaan 137-141
5616 VD Eindhoven
(040) 288 11 44

Omwille van uw veiligheid, kan de Functionaris voor de Gegevensbescherming u vragen uzelf te identificeren, alvorens inhoudelijk op uw verzoek in te gaan. Bij inhoudelijke beoordeling van uw verzoek zullen wij uw (privacy)belangen tegenover onze belangen afwegen, vanzelfsprekend met inachtneming van de wet, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Evolf behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Het verdient aanbeveling om dit Privacy Statement, dat wij op onze website beschikbaar hebben, geregeld te raadplegen zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Met vriendelijke groet,

Het team van Evolf